検索できる文書についての基本的な考え方
権限や設定により、検索できる申請書について記載します。
※画面上部に表示される文言が、権限や設定により変わります。
一般ユーザー・システム管理者の場合
ポリシー設定「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」がONの場合
ユーザーは、自分が所属するグループから申請された全ての申請書を検索できます。
検索条件
検索条件項目「作成部署」が表示されます。
検索条件項目「作成部署」と「作成者」に、グループやユーザーを指定して検索できます。
文書検索には、赤枠の文言が表示されます。
ポリシー設定「申請書検索画面で「申請部署」「作成者」の絞込みを許可する」がONの場合
ユーザーは、自分が申請した文書、自分の判定待ち・判定した文書を検索できます。
検索条件
検索条件項目「作成部署」が表示されます。
検索条件項目「作成部署」と「作成者」に、グループやユーザーを指定して検索できます。
文書検索には、赤枠の文言が表示されます。
ポリシー設定「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」と「申請書検索画面で「申請部署」「作成者」の絞込みを許可する」がOFFの場合
ユーザーは、自分が申請した文書、自分の判定待ち・判定した文書を検索できます。
文書検索には、赤枠の文言が表示されます。
ポリシー設定「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」と「申請書検索画面で「申請部署」「作成者」の絞込みを許可する」がOFFで、「書類で絞込み」をおこなった場合
フォーム設定の検索許可にて所属するグループが指定されている場合、申請検索の「書類で絞込み」に該当のフォームを選択すると、検索条件項目に「作成部署」や「作成者」が表示され、作成部署や作成者を指定して検索できます。
文書検索には「全ての申請書を検索できる」と表示されますが、検索できる「全ての申請書」は、該当の書類（フォーム）を利用して申請された申請書に限ります。
監査権限が付与されているグループに所属しているユーザーの場合
監査権限が付与されているグループに所属しているユーザーは、全ての申請書を検索できます。
検索条件
検索条件項目「作成部署」が表示されます。
検索条件項目「作成部署」と「作成者」に、グループやユーザーを指定して検索できます。
検索条件項目「判定者/回覧者」に、ユーザーを指定して検索できます。
検索条件項目「公開許可」は表示されません。
申請検索には、赤枠の文言が表示されます。
フォーム設定の「検索許可」について
フォーム設定の「検索許可」設定で、検索を許可するグループを指定している場合、
指定されたグループに所属しているユーザーは、該当のフォームで申請された全ての申請書を検索できます。
設定は即時反映されます。
運用途中に検索許可グループに追加されたグループでも過去の申請書を検索できます。
「文書公開アイテム」について
経路に「文書公開アイテム」を設定し、文書の公開先グループを指定している場合、
指定されたグループに所属しているユーザーは、文書公開アイテムを通過した全ての申請書を検索できます。
「文書公開アイテム」を設定した後に申請された申請書が検索の対象となります。
「文書公開アイテム」の公開先グループに新規ユーザーが追加された場合、ユーザーは、過去の申請書も検索できます。
「文書公開先変更」について
アプリ設定＞文書公開先変更 にて、文書の公開先を追加した場合、追加された公開先グループに所属しているユーザーは、公開先の追加がおこなわれた申請書を
検索できます。
設定は、即時反映されます。
補足
フォーム設定「検索許可」と「文書公開アイテム」の優先順位について
フォーム設定の「検索許可」と経路設定の「文書公開アイテム」」どちらも設定したグループへ設定内容に応じ、全ての申請書が公開される設定となります。
フォーム毎の設定、経路毎の設定という違いと、公開されるタイミングが変わります。
どちらか一方が優先されるということはありません。
フォーム設定の「検索許可」が未設定の場合でも、「文書公開アイテム」の設定で申請書の閲覧は可能です。
フォーム設定の「検索許可」が設定され、「文書公開アイテム」が未設定の場合でも閲覧は可能となります。
「文書公開アイテム」を通過した申請書の公開先について
「文書公開アイテム」を通過した申請書でも、 文書公開先変更の設定により、公開先が変更されている場合、検索できない可能性があります。
公開先の変更については、文書公開先を変更するをご確認ください。
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