文書公開先を変更する
文書公開アイテム によって公開された文書の公開先を変更できます。
また、文書公開アイテムを使用していない文書に対しても、文書の公開先を追加できます。
文書の公開先を追加する
文書の検索・閲覧ができるグループの追加ができます。
設定画面を表示する
アプリ設定＞文書公開先変更より、文書公開先変更の設定を表示できます。
新しく追加する公開先グループの選択
新しく追加する公開先グループを選択できます。
※すでに公開されている文書は検索できません。
アプリ設定メニューへ | アプリ設定メニューへ移動します。 |
この条件で検索 | 設定した条件で検索が開始されます。 |
検索条件クリア | 設定した条件がクリアされます。 |
選択する | グループの選択画面が表示されます。 ※新しく追加する公開先グループや、公開先から削除できるグループは、1グループずつとなります。 |
文書を絞り込む
公開中のグループの他に作成者や判定者、文書タイトルや文書番号等で絞り込み、検索することができます。
文書を選択する
検索結果の一覧から文書を選択して、公開先グループに追加することができます。
戻る | 文書公開先変更画面に戻ります。 |
公開先を追加する | 以下の確認画面が表示され、[OK] をクリックすると公開先にグループが追加されます。 [キャンセル] をクリックすると文書を選択する画面に戻ります。 |
追加 | チェックボックスをONにすることで、文書を一括選択できます。 |
文書の公開済みグループを削除する
文書の検索・閲覧ができるグループの削除ができます。
削除できるグループは、文書公開アイテムや本機能によって公開されたグループのみです。
※操作方法については、「文書の公開先を追加する」と同様になります。
文書の公開済みグループを確認する
文書の申請情報タブにて、文書の検索・閲覧ができるグループを確認できます。
文書公開アイテムによる公開先 | 文書公開アイテムにて、文書が公開されたグループが表示されます。 |
管理者による公開先 | 文書公開先変更にて、文書が公開されたグループが表示されます。 |
※「文書公開アイテムによる公開先」と「管理者による公開先」に表示されているグループは、文書公開アイテムや本機能によって、現在公開されている公開済みグループです。
監査ログを確認する
文書公開先変更をおこなった場合、監査ログに記録されます。
監査ログに出力される詳細については、ユーザー操作で記録される監査ログ を参照ください。
注意点
文書公開先変更ができるのは、システム管理者のみです。
公開先を追加・削除できる文書は、システム管理者が検索・閲覧できる文書となります。
本機能では、「監査権限」や「ポリシー設定（所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする）」、フォーム設定の「検索許可」で設定された文書の公開先を変更することはできません。（公開先の追加はできます。）
設定内容は、即時反映されます。
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