申請書データをkintoneアプリに登録する
kintone連携アイテムを利用すると、申請後や承認後に、申請書の内容をkintoneアプリのレコードとして登録できます。
※kintone連携はオプション製品です。利用するには、別途購入が必要です。
kintoneアプリのデータソースを登録
参照するkintoneアプリのデータソースを登録する必要があります。
kintone連携アイテムの設定
経路設定にて任意の段階に、kintone連携アイテムを配置します。
経路アイテム選択画面にて、kintone連携アイテムを選択します。
kintoneのデータソースを選択します。
［フィールド取得］ をクリックします。
コラボフローのフォームの項目と関連付ける、kintoneアプリのフィールドを選択します。
［登録］ をクリックして、経路アイテムを登録します。
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| データソース | kintoneのデータソースを選択します。 新規登録時のみ設定でき、一度kintone連携アイテムを登録すると、変更できません。 |
| フィールド取得 | データソースに設定されているkintoneアプリから、フィールド情報を取得します。 kintoneアプリの設定を変更した場合、[フィールド再取得] をクリックするとフィールド情報を再取得できます。 |
| パーツの関連付け | データ登録をおこなう、kintoneアプリのフィールドを選択します。 「パーツIDと同じkintoneフィールドコード」を選択すると、項目のパーツID（fid以降の部分）と同じkintoneのフィールドコードが、自動的に選択されます。 「パーツ名と同じkintoneフィールド名」を選択すると、項目のパーツ名と同じkintoneのフィールド名が、自動的に選択されます。 関連付けできるkintoneフィールドのタイプは、以下です。 文字列（1行）、数値、文字列（複数行）、チェックボックス、ラジオボタン、ドロップダウン、リンク、日付、時刻、ルックアップ、添付ファイル ※kintoneアプリのテーブルフィールドは、コラボフローのテーブルパーツのみ関連付けできます ※ラベルパーツは関連付けできません。 ※コラボフローのチェックボックスパーツは、複数項目選択に関連付けできません。 |
| 新規登録 | ONにすると、新規モードで登録したkintoneレコードのIDを、自動的に関連付けした項目にセットします。
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| 更新 | 「更新キー」には、kintoneアプリの以下のフィールドと関連付けしている、コラボフローの「テキスト（一行）パーツ」の項目を指定できます。 ・文字列（1行） ・数値 「更新キー」に指定した項目に入力した値の状態によって、kintoneのレコードが登録/更新されます。 詳細は、本記事の「更新キーに指定した項目の値と、レコードの登録について」をご確認ください。 ※「更新キー」を指定していない場合、常に新規モードとなり、kintoneに新しいレコードが登録されます。 ※明細やテーブルパーツ内に設定したテキスト（一行）パーツは、指定できません。 |
更新キーに指定した項目の値と、レコードの登録について
値が空の場合
新規モードとなり、kintoneアプリに新しいレコードが登録されます。
値がkintoneのレコードに存在しない場合
更新キーと関連付けた項目が、kintoneアプリのレコードIDの場合
新規モード、更新モードのどちらもできず、コラボフローでkintone連携アイテムを通過しようとした際にエラーになります。
更新キーと関連付けた項目が、kintoneアプリのレコードID以外のフィールドの場合
新規モードとなり、kintoneアプリに新しいレコードが登録されます。
値がkintoneのレコードに存在する場合
更新モードとなり、kintoneアプリの対象のレコードが更新されます。
補足
添付ファイルパーツ、Excel添付取込パーツについて
kintoneの添付ファイルフィールドに、複数の添付ファイルパーツ及びExcel添付取込パーツを関連付けることができます。
注意点
kintoneのルックアップフィールドについて
kintoneのルックアップフィールドの設定「ほかのフィールドのコピー」のコピー先に指定されているフィールドに関連付けをおこなっても、データを登録することはできません。
kintone連携アイテムからデータを登録する場合は、「ほかのフィールドのコピー」からコピーの設定を解除する必要があります。
kintoneの添付ファイルフィールドについて
関連付けした添付ファイルパーツ、及びExcel添付取込パーツの項目に、ファイルが添付されていない場合、kintoneの添付ファイルフィールドの添付ファイルは削除されます。（添付なしでの上書き更新となります。）
kintoneのフィールドコード変更について
コラボフローの項目と関連付けした、kintoneのフィールドにて、フィールドコードを変更した場合は、関連付けが解除されます。 再度、関連付けする必要があります。
kintoneのゲストスペースについて
ゲストスペースに作成されたアプリとの連携は非対応となっております。
「更新キー」に指定できるkintoneアプリのフィールドの設定について
「更新キー」に指定する、コラボフローの項目に関連付けしたkintoneアプリのフィールドの設定で、「値の重複を禁止する」がONに設定されている必要があります。
OFFの場合、kintone連携アイテムの設定時にメッセージが表示され、設定が登録できません。
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