ファイルをFUJIFILM IWproのドキュメントに保存する
FUJIFILM IWpro連携アイテムを利用すると、申請書内の添付ファイルパーツに添付されたファイルや、申請書データから出力したPDF帳票などを、指定したFUJIFILM IWproのドキュメント内のフォルダに自動でアップロードできます。
※コラボフロー for FUJIFILM IWproはオプション製品です。利用するには、別途購入が必要です。
FUJIFILM IWproと連携設定をする
FUJIFILM IWproと連携設定をする必要があります。
FUJIFILM IWpro連携アイテムの設定
経路アイテムの選択画面にて、「連携アイテム関連」のリスト内にある ［FUJIFILM IWpro］ をクリックします。
経路アイテム「FUJIFILM IWpro連携アイテム」の設定画面が表示されます。
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| | ファイルを保存するフォルダを選択します。
フォルダを選択
クリックすると、連携しているFUJIFILM IWproのフォルダが表示されます。
フォルダパス
選択されたフォルダのフォルダパスが表示されます。
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| | ONにすると、サブフォルダを作成し、作成したサブフォルダ内にファイルを保存します。
フォルダ名
作成するサブフォルダのフォルダ名を指定できます。
設定方法や、設定可能なキーワードについては、
本記事内の「サブフォルダの「フォルダ名」の設定について」をご参照ください。 |
| | ファイル名には、フォーム内に設定されている添付ファイルパーツの「パーツ名」が表示されます。
ONにすると、添付ファイルがFUJIFILM IWproに保存されます。
※フォーム内に添付ファイルパーツが設定されている場合のみ表示されます。 |
| | ファイル名には、 帳票設定の「帳票名」が表示されます。
ONにすると、帳票ファイルがFUJIFILM IWproに保存されます。
※帳票設定がされている場合のみ表示されます。 |
| | FUJIFILM IWproの属性テンプレートを選択し、コラボフローのフォームパーツをマッピングすることで、アップロードされるファイルに属性情報を自動付与します。 設定方法については、本記事内の「属性情報の設定について」をご参照ください。
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| | クリックすると、設定した内容で経路アイテムを登録、もしくは更新します。
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| | クリックすると、設定済みの経路アイテムを削除します。
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サブフォルダの「フォルダ名」の設定について
特定のキーワードや、フォームパーツ、文字列を指定して、フォルダ名に設定することが可能です。
フォルダ名の設定方法
入力欄の上部にあるプルダウンメニューから、フォルダ名に指定したいキーワードやフォームパーツを選択して、［追加］ をクリックすると、入力欄にパーツIDやキーワードが［ ］囲みで、追加されます。
文字列を追加したい場合は、入力欄に直接入力します。
設定可能なキーワード
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| インスタンス名（URL名）（instanceName) | |
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| 申請者部署コード(requesterUsergroupCd) | |
| 申請者部署名(requesterUsergroup) | |
| 申請者役職コード(requesterUserpostCd) | |
| 申請者役職名(requesterUserpost) | |
| | 作成日を挿入します。
※「yyyymmdd」形式で出力されます。 |
| | フォームパーツの入力内容を挿入します。
※挿入したパーツは、入力欄ではパーツIDで表示されます。 |
属性情報の設定について
FUJIFILM IWproの属性テンプレートとコラボフローのフォームパーツをマッピングすることで、アップロードされる添付ファイル、PDF帳票に属性情報を自動的に付与することができます。
属性情報の設定方法
1. 属性設定で ［属性設定を追加］ をクリックします。
2. 「属性設定１」の ［＞］ をクリックします。
3. 使用する属性テンプレートを選択します。
4. コラボフローのフォームパーツとマッピングする、FUJIFILM IWproの属性情報を選択します。
5. 属性情報を適用する対象ファイルを選択します。
6. 必要に応じて、複数の属性テンプレートを追加できます。
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| | FUJIFILM IWproの属性テンプレートを選択します。
[属性設定を追加] をクリックすることで、複数の属性テンプレートを設定できます。
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| | 選択した属性テンプレートに含まれる属性情報が表示されます。
プルダウンから、コラボフローのフォームパーツに対応する属性情報を選択します。
マッピングしたフォームパーツに入力された値が、FUJIFILM IWproの属性情報として自動的に連携されます。
※マッピングで選択できるパーツや属性情報は、対象のパーツや属性情報のみが表示されます。
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| | 設定した属性情報を連携する対象ファイルを選択します。
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| | 属性設定項目の左側にあるアイコン(⋮⋮)をドラッグ&ドロップすることで、優先度を変更できます。
複数の属性設定で同じ対象ファイルを選択した場合、上から順に優先度が高くなり、優先度の高い属性設定が適用されます。
※1つの対象ファイルに対して、複数の属性設定を選択しても、優先度が最も高い1つの属性設定のみが適用されます。
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| | クリックすると、設定した属性テンプレートを削除します。 |
属性設定時にエラーメッセージが表示された場合
属性設定をおこない、登録をクリックした際に、「属性設定の情報量が上限を超えています。設定内容を整理してください。」
と表示された場合は、以下のいずれかの方法にて設定内容を調整ください。
属性テンプレート内のマッピング項目を減らす。
設定する属性テンプレートを減らす。
経路内にFUJIFILM IWpro連携アイテムを複数配置し、設定したいマッピング項目や属性テンプレートを、それぞれのFUJIFILM IWpro連携アイテムに分けて登録する。
制限事項
サブフォルダの「フォルダ名」について
サブフォルダを作成するをONにした際に設定する「フォルダ名」に、以下のフォームパーツは追加できません。
添付ファイルパーツ
画像パーツ
Excel添付取込パーツ
ラベルパーツ
明細やテーブルパーツ内のフォームパーツ
明細やテーブルパーツ内の添付ファイルパーツについて
明細やテーブルパーツ内に設定された添付ファイルパーツは連携の対象外です。
帳票ファイルについて
ファイルの形式
帳票設定にて、出力ファイル形式の「PDF」がONの場合、帳票ファイルの連携が可能です。
出力ファイル形式が「Excel」のみONの場合は、連携できません。
ファイルの出力制限
帳票設定にて、出力制限が「制限なし」の場合、帳票ファイルの連携が可能です。
出力制限が「決裁のみ許可」の場合は、連携できません。
属性設定について
マッピング対象外のコラボフローのフォームパーツ
以下のフォームパーツは、属性設定のマッピング対象外です。
テキストエリアパーツ
添付ファイルパーツ
画像パーツ
マスター連携パーツ
Excel添付取込パーツ
ラベルパーツ
明細やテーブルパーツ内のフォームパーツ
補足
連携するファイルのファイル名について
添付ファイル
FUJIFILM IWproに保存される際のファイル名は、コラボフローの申請書内の添付ファイルパーツに添付されたファイルと同じファイル名になります。
帳票ファイル
コラボフローの帳票設定で「帳票名」に設定した名前がFUJIFILM IWproでのファイル名になります。
再度FUJIFILM IWpro連携アイテムを通過した場合の動作について
差し戻しや取り戻しをおこない、再度FUJIFILM IWpro連携アイテムを通過した場合、同名のファイル名の場合は上書き保存（更新）されます。
上書き保存（更新）される前のファイルは残りません。
上書き保存（更新）をおこないたくない場合は、以下のいずれかの方法で対応が可能です。
FUJIFILM IWproでファイル名を変更する
FUJIFILM IWproの画面にて、先に保存されたファイル名を別の名前に変更する。
フォルダ名を動的に変更する
サブフォルダのフォルダ名を、特定のキーワードや、フォームパーツを利用して、異なるフォルダ名になるように設定する。
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